T.C.

CEYLANPINAR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak Müdürlük Yapısı ve Tanımlar

Amaç ve kapsam

MADDE 1 – (1) Özel Kalem Müdürlüğü Başkanlık Makamıyla belde halkı, sivil toplum örgütleri, mahalle muhtarları ve kitle iletişim araçları arasında sağlıklı bir iletişim ve diyalog kurmak ve eşgüdümü sağlayarak, halka daha yararlı olacak düzenli, disiplinli, programlı, verimli ve başarılı bir çalışma ortamı oluşturur, evlenme ile ilgili evrakları düzenler, evlilik akdinin yapılması ile evlenmenin nüfus kütüğüne intikali işlemlerini yürütür.

(2) Bu yönerge Ceylanpınar Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile kuruluş esaslarını, çalışma yöntem ve ilkelerini düzenler.

Dayanak

MADDE 2 – (1) Özel Kalem Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu, Evlendirme Yönetmeliği ve Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümleri ile 02.09.2024 tarih ve 91 nolu Ceylanpınar Belediye Meclisi kararıyla kabul edilen Ceylanpınar Belediyesi Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’in 12. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Müdürlüğün yapısı

MADDE 3 – (1) Özel Kalem Müdürlüğü bir Müdür, Evlendirme Memuru ve Norm Kadro esaslarına göre oluşturulan personelden teşkil olunur.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu yönergede geçen;

1. Başkanlık: Ceylanpınar Belediye Başkanlığını,
2. Belediye: Ceylanpınar Belediyesini,
3. Evlendirme Memuru: Evlenme ile ilgili işlemleri yürüten yetkili personeli,
4. Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüğünü,
5. Personel: Özel Kalem Müdürlüğünde görevli tüm personeli ifade

İKİNCİ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 5 –

1. Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder,
2. Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur,
3. Müdürlüğün Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir,
4. Müdürlüğü ile üst makamlar ve diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar,
5. Müdürlük personelinin yetki dağılımını ve görev tanımlarını yazılı olarak yapar,
6. Müdürlük personelinin yıllık izinlerini düzenler,
7. Müdürlüğüne bağlı görevlerin yerine getirilmesi için gerekli denetimleri yapar.
8. Müdürlük hizmetlerinin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlar,
9. Müdürlüğün yazışmalarını yürütür, idarenin diğer idareler nezdinde idari ve mali işlemlerini izler ve sonuçlandırılmasını sağlar,
10. İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi ve belge sağlar,
11. Müdürlük bünyesinde görev yapan Büroların/Servislerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar,
12. Müdürlüğün yıllık bütçe teklif tasarısını hazırlar, onaya sunar ve ayrılan ödeneğin programa göre sarf edilmesini sağlar,
13. Müdürlüğün hizmet standartları tablosunu hazırlar,
14. Müdürlüğün iş akış şemalarını düzenler,
15. Amme alacaklarıyla ilgili ödeme emirleri, haciz varakaları ve üst yazılarını imzalayıp ilgililere tebliğ edilmesini sağlar,
16. Birime yeni müdür atanması durumunda birimin devir-teslimini yapar. Devredilen ve devralınan işlemler konusunda yetkili mercilere hesap vermekten sorumludur,
17. Müdürlüğe gelen evrakların ilgili personele havalesini yapar,
18. 4734 sayılı Kanuna göre gerektiği durumlarda Mal, Hizmet, Yapım ve Danışmanlık Hizmeti alımını yapar,
19. İhale ve doğrudan temin dosyalarının en az iki nüsha olacak şekilde düzenlenmesini sağlar,
20. Müdürlüğün 5018 sayılı Kanuna göre tüm taşınır ve taşınmaz işlemlerini yürütür,
21. Meclisten çıkan tarifelerin uygulamasını sağlar ve denetler,
22. Sorumluluk alanları içerisinde iş sağlığı ve güvenliğini sağlar,
23. Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilikler ya da mahkemeler tarafından görev alanına giren konular hakkında istenilen bilgileri verir, yazışmaları yapar,
24. Ekonomik ömürlerini dolduran her türlü araç ve demirbaşın terkin işlemlerini yapar,
25. Müdürlük personelinin işe devam-devamsızlığını kontrol eder,
26. Disiplin amiri olarak gerektiğinde personele mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verir,
27. Harcama Yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin amaçlara, iyi Mali Yönetim ilkelerine, kontrol   düzenlemelerine ve Mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini   içeren   İç Kontrol Güvence   Beyanı düzenler ve Birim Faaliyet raporuna ekler. Aynı zamanda yılda en az bir kez İç Kontrol düzenlemeleri ve İç Kontrol Sisteminin işleyişini değerlendirmeye tabi tutar.
28. Başkanlık tarafından yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.

Evlendirme memurunun görevleri

MADDE 6 –

1. Evlenmek isteyen kişilerin başvurularını kabul etmek, evlenme dosyasının hazırlanmasını koordine etmek,
2. Belediye Başkanı adına vekâleten nikah akdini gerçekleştirme,
3. Başvuruda bulunan kişilerin künyelerinin aile kütüğüne uygun olup olmadığının ve evlenmelerine engel bir halin bulunup bulunmadığının incelenmesi için gerekli faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak,
4. Belirlenen nikah gününde nikah akdini gerçekleştirmek,
5. Evlenen çiftler için evlenme cüzdanının hazırlanmasını sağlamak,
6. Evlenme akdinin İlçe Nüfus Müdürlüğüne bildirilmesi ve aile kütüklerine tescil edilmesini sağlamak,
7. Denetimler esnasında İlçe Nüfus Müdürlüğü yetkililerine gerekli kolaylığın gösterilmesini ve bu yetkililerce istenen kütük, dosya ve belgelerin denetime hazır halde bulundurulmasını sağlamak,
8. İlgili kayıtların tutulmak ve muhafazasını sağlamak,
9. Müdürün vermiş olduğu diğer görevleri yapmak.
10. Ceylanpınar Belediye Başkanlığı Evlendirme Memurluğu Görev ve Çalışma Yönergesinde belirtilen hususlara riayet etmek.

Büro memurlarının görevleri

MADDE 7-

1. Müdürlük Personelinin her türlü özlük işlerini ve diğer belediye birimleri ile olan yazışmalarını yürütmek,
2. Belediye Başkanının tüm birimlere duyurulmasını istediği talimatların genelge olarak hazırlanıp, imzaya sunulduktan sonra dağıtımını yapmak,
3. Belediye Başkanının    resmi   ve                    özel     kuruluşlarla        olan    yazışmalarını              yürütmek,
4. Müdürlük bünyesinde yapılan her türlü yazışmanın ilgili dosyalarını düzenlemek ve arşivlenmesini sağlamak,
5. Müdürlüğün her türlü mutemetlik işleri ile fotokopi, faks, daktilo, bilgisayar hizmetlerini yürütmek,
6. Başkanlık Makamına havalesi yapılmak üzere Belediye’ye bağlı birimlerden ve diğer resmi, özel kuruluşlardan müdürlüğe gelen her türlü evrakın kayıtlarını, dağıtımlarını ve havale işlemlerini yapmak,
7. Belediye Başkanının ve Müdürlüğün tüm demirbaş malzeme kayıt ve tutanak işlemlerini düzenli bir   şekilde   yürütmek, kırtasiye   malzeme   ihtiyaçlarının   karşılanmasını sağlamak,
8. Müdürlüğün demirbaş kaydında bulunan daktilo, faks, bilgisayar vb. gibi makinelerin düzenli çalışması ve hizmetin aksamaması için genel bakım ve onarımlarının yaptırılmasını sağlamak,
9. Özel Kalem Müdürünün vereceği talimatlar doğrultusunda diğer resmi görevleri yapmakla yükümlüdür. Personel yönergede belirtilen görev ve hizmetlerin yürütülmesinden müdüre karşı sorumludur.

Sekreterlerin görevleri

MADDE 8 –

1. Protokole uygun olarak Belediye Başkanının ve Müdürün tüm telefon görüşmelerini sağlamak,
2. Özel Kalem Müdürü ve Başkanlık makamıyla görüşmek üzere gelen ziyaretçilerin uygun zamanlarda görüşmelerini sağlamak,
3. Özel Kalem Müdürü ve Başkanlık Makamına iletilecek olan notları kaydedip, zamanında yerine iletmek,
4. Başkanlık Makamına yapılan şikâyet ve dileklerle ilgili telefon görüşmelerini ilgili birimlere iletip, sonuçlarını takip ettikten sonra müdürlüğe bilgi vermek,
5. Başkan ve Özel Kalem Müdürünün vereceği talimatlar doğrultusunda diğer görevleri yapmakla yükümlüdür. Sekreterler bu yönergede belirtilen görevlerin yürütülmesinden müdüre karşı

Tüm personel

MADDE 9 –

1. Tetkik işlerini, yapacakları işleri gizli tutar. Bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamada bulunmaz,
2. Fark gözetmeksizin her vatandaşa eşit davranır,
3. Herhangi bir nedenle görevden ayrılan personel korumak ve saklamakla görevli bir evrakı kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz,
4. Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenle yürütülmesi, personel arasındaki düzenin sağlanması için herkes, gayret ve çaba gösterir. Olumsuz bir durumda konu Müdüre yansıtılır. Müdür bu konuda gerekli önlemleri alır.
5. Belediye hizmetlerinde hesap verilebilirlik ilkesine uygun hareket edilir, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışılır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Gelen-giden evraka yapılacak işlemler

MADDE 10 –

1. Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır, yetkili tarafından havale edilir. Personel, evrak konusunda yapılması gerekli iş ve işlemleri zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
2. Gelen ve giden evrak, ilgili kayıt defterine tarih ve sayılarına göre kaydedilir. Müdürlük dışına yazılan evrak zimmetle ilgili birime teslim edilir.

Yapılacak olan yazışmalar

MADDE 11 - (1) Belediye birimleri arasındaki yazışmalar Özel Kalem Müdürünün imzası ile yürütülür. Belediye dışı yazışmalar Başkan ya da görevlendireceği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

Tereddütlerin Giderilmesi

MADDE 12 - (1) Bu yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Başkanın talimatları doğrultusunda Müdür yetkilidir.

Yürürlük

MADDE 13 – (1) Bu yönerge hükümleri Belediye Başkanının onayına müteakip yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 14 - (1) Bu yönerge hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

ONAY

..…/…..2025

Av. Uğur KAHRAMAN

Belediye Başkanı