Yazı İşleri Müdürlüğü 07 Mart 2025, 10:39
T.C
CEYLANPINAR BELEDİYE BAŞKANLIĞI
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1- Bu yönergenin amacı; Yazı İşleri Müdürlüğünün görev alanını, yetki ve sorumluluklarını, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2- Bu yönerge, Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Hukuki dayanak
MADDE 3- Bu yönerge, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 02.09.2024 tarihli ve 91 sayılı Meclis Kararı ile kabul edilen Ceylanpınar Belediye Başkanlığı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ve diğer ilgili mer’i mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu yönergede geçen;
- a) Belediye : Ceylanpınar Belediyesini,
- b) Başkan : Ceylanpınar Belediye Başkanını,
- c) Başkan Yardımcısı : İlgili Belediye Başkan Yardımcısını,
- d) Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü,
- e) Müdür : Yazı İşleri Müdürünü,
- f) Personel : Yazı İşleri Müdürlüğü çalışanlarını ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş ve Müdürlüğün Görevleri
Kuruluş
MADDE 5- 5747 sayılı yasa ile kurulan Ceylanpınar İlçe Belediyesi’nde, Yazı İşleri Müdürlüğü; 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48 inci maddesi ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönerge hükümlerine dayanılarak Belediye Meclisi’nin 07/09/2006 tarih ve 55 sayılı kararıyla kurulmuştur.
Müdürlüğün Görevleri
MADDE 6- Müdürlüğün görevleri:
- 5393 sayılı Belediye Kanunu’na göre Belediye Meclisi ile ilgili iş ve işlemleri yürütür,
- 5393 sayılı Belediye Kanunu’na göre Belediye Encümeni ile ilgili iş ve işlemleri yürütür,
- Belediyenin ve müdürlüğün genel evrak ve gelen-giden evrak ile ilgili işlemlerini yürütür,
- Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilikler ya da mahkemeler tarafından görev alanına giren konular hakkında istenilen bilgileri verir; yazışmaları yapar,
- Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında yönetmelik hükümlerini uygulamak.
- 4734 sayılı Kanuna göre gerektiği durumlarda mal ve hizmet alımı yapar,
- 5018 sayılı Kanuna göre kurumun stratejik planı doğrultusunda müdürlüğün, yıllık bütçesini hazırlar,
- Müdürlüğün 5018 sayılı Kanuna göre tüm taşınır işlemlerini yürütür,
- Müdürlüğe bağlı büroların belediyenin diğer birimleriyle koordineli biçimde çalışmalarını sağlar,
- Müdürlük, bunlar dışında, mevzuatın öngördüğü diğer görevleri ile başkanlıkça verilen görevleri mevzuat çerçevesinde yapar ve yürütür,
- Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Kanuna dayanarak belediye başkanınca kendisine verilen görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
- Müdürlük, belediye başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili mevzuatta belirtilen görevleri yapar ve yürütür.
- Müdürlük, belediyenin stratejik planında ön gördüğü misyon, vizyon ve ilkeleri doğrultusunda hizmetlerini yerine getirmekle sorumludur.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Teşkilat, Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Teşkilat
MADDE 7-Yazı İşleri Müdürlüğü idari teşkilatı müdür ve diğer Personelden oluşur.
Personelin Unvan ve Nitelikleri
MADDE 8- (1) Yazı İşleri Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.
- a) Yazı İşleri Müdürü: 657 Sayılı Kanun’un atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler ile Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.
- b) Personel:Memur, işçi, sözleşmeli ve alternatif hizmet yöntemleri ile istihdam edilen tüm personeli kapsar.
Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 9- Müdürün görevleri, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:
- Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder,
- Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur,
- Müdürlüğün Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir,
- Müdürlüğü ile üst makamlar ve diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar,
- Müdürlük personelinin yetki dağılımını ve görev tanımlarını yazılı olarak yapar,
- Müdürlük personelinin yıllık izinlerini düzenler,
- Müdürlüğüne bağlı görevlerin yerine getirilmesi için gerekli denetimleri yapar.
- Müdürlük hizmetlerinin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlar,
- Müdürlüğün yazışmalarını yürütür, idarenin diğer idareler nezdinde idari ve mali işlemlerini izler ve sonuçlandırılmasını sağlar,
- İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi ve belge sağlar,
- Müdürlük bünyesinde görev yapan Büroların/Servislerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar,
- Müdürlüğün yıllık bütçe teklif tasarısını hazırlar, onaya sunar ve ayrılan ödeneğin programa göre sarf edilmesini sağlar,
- Müdürlüğün hizmet standartları tablosunu hazırlar,
- Müdürlüğün iş akış şemalarını düzenler,
- Amme alacaklarıyla ilgili ödeme emirleri, haciz varakaları ve üst yazılarını imzalayıp ilgililere tebliğ edilmesini sağlar,
- Birime yeni müdür atanması durumunda birimin devir-teslimini yapar. Devredilen ve devralınan işlemler konusunda yetkili mercilere hesap vermekten sorumludur,
- Müdürlüğe gelen evrakların ilgili personele havalesini yapar,
- 4734 sayılı Kanuna göre gerektiği durumlarda Mal, Hizmet, Yapım ve Danışmanlık Hizmeti alımını yapar,
- İhale ve doğrudan temin dosyalarının en az iki nüsha olacak şekilde düzenlenmesini sağlar,
- Müdürlüğün 5018 sayılı Kanuna göre tüm taşınır ve taşınmaz işlemlerini yürütür,
- Meclisten çıkan tarifelerin uygulamasını sağlar ve denetler,
- Sorumluluk alanları içerisinde iş sağlığı ve güvenliğini sağlar,
- Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilikler ya da mahkemeler tarafından görev alanına giren konular hakkında istenilen bilgileri verir, yazışmaları yapar,
- Ekonomik ömürlerini dolduran her türlü araç ve demirbaşın terkin işlemlerini yapar,
- Müdürlük personelinin işe devam-devamsızlığını kontrol eder,
- Disiplin amiri olarak gerektiğinde personele mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verir,
- Harcama Yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin amaçlara, iyi Mali Yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve Mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren İç Kontrol Güvence Beyanı düzenler ve Birim Faaliyet raporuna ekler. Aynı zamanda yılda en az bir kez İç Kontrol düzenlemeleri ve İç Kontrol Sisteminin işleyişini değerlendirmeye tabi tutar.
- Başkanlık tarafından yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
Müdürlüğe Bağlı Büroların/Servislerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 10 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü’ne bağlı büroların/Servislerin görev, yetki ve sorumlulukları:
- Yazı İşleri Bürosu/ Servisinin Görevleri:
- Belediyeye fiziksel ve/veya elektronik olarak gelen her türlü evrakın, vatandaş istek ve şikâyetlerini içeren dilekçelerin kabulünü yapmak,
- Gelen evrakın hangi birime havale edileceğini tespit edip havalesini gerçekleştirmek üzere müdüre arz etmek,
- Başkan, başkan yardımcısı, müdür ya da müdür tarafından yetkilendirilmiş birim sorumlusu tarafından havalesi yapılan evrakların EBYS’ ne uygun olarak kaydını yapmak ve ilgili birimlere EBYS sistemi üzerinden veya fiziksel olarak iletmek,
- KEP sistemi üzerinden gelen ve KEP üzerinden giden evrak akışını sağlamak,
- UETS sistemin üzerinden gelen tebligatları kabul etmek ve ilgili müdürlüğe sevkini sağlamak.
- Birimler tarafından kurum dışına gönderilen evrakları EBYS üzerinden kabul etmek ve eklerinin de fiziksel olarak takibini gerçekleştirmek,
- Elektronik imza ile imzalanmış evraklardan kurum dışına gidecek olanların e-imza ile imzalandığına dair onaylanmasını yapmak.
- Birimler tarafından ilçe içerisindeki kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilen evrakların çıktılarını alarak, Kurye personeli aracılığıyla zimmet karşılığında ilgililerine teslim etmek,
- Kurum dışına posta (ödeme emirleri hariç) ile gönderilecek evrakın postalama işlemini yürütmek,
- Kuruma gelen ve kurumdan gönderilen evrakların SDP numaralarının takibi ve EBYS’ ye uygun olarak düzenlenmesini sağlamak,
- Genel Evrak Birimi, yukarıda sayılan görevler ile birim sorumlusu ve/veya müdür tarafından verilen diğer tüm görevleri, ilgili mevzuat çerçevesinde gereken özeni göstererek yerine getirmekten sorumludur,
- Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapmak.
- Meclis İşleri Bürosu/Servisi Görevleri:
- Belediye meclisinin; 5393 sayılı kanun gereği belirlenen günlerde toplantı yapmasını koordine etmek.
- Belediye meclisine, Belediye başkanlığından havaleli gelen teklifler doğrultusunda meclis toplantı gündemini oluşturmak, elektronik ortamda kayda almak ve ilgili meclis üyelerine elektronik ortamda gönderimini yapmak.
- Belediye meclisinde görüşülüp kabul edilen tekliflerin kararlarını yazmak, komisyona havale edilenleri bir üst yazı ile komisyon üyelerine vermek.
- Komisyonlara havale edilen konular ile ilgili komisyon raporu hazırlananları gündeme ekleyerek belediye meclisine sunmak.
- Karara bağlanan tekliflerin, kararlarının meclis başkan ve divan kâtibi üyelerine imzalatılmasını müteakiben yasal süresi içinde mülki idare amirine gönderilmesini sağlamak.
- Kesinleşen meclis kararlarını internet ortamında yayımlayarak, kamuoyunun bilgilenmesini sağlamak.
- Kararların bir suretinin ilgili birimlere sevkini yapmak, bir suretinin birim arşivinde saklanmasını sağlamak.
- Belediye başkanının maaşı ve belediye meclis üyelerinin huzur hakkı puantajlarını hazırlamak ve gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne göndermek.
- Encümen İşleri Bürosu/Servisi Görevleri:
- Belediye Encümenin tespit olunan günlerde toplanmasını koordine etmek.
- Başkanlıktan, Encümende görüşülmek üzere havale edilen dosyalara göre
- Gündemi oluşturmak ve karar numara sırasını belirlemek.
- Belediye Encümeni tarafından alınan kararların Encümen Başkanı ve Encümen üyelerine imzalatmak.
- Kararları, Müzekkereyi yazan birimlere gereği yapılmak üzere sevkini yapmak.
- Tüm kararların arşivlemesini yapmak.
- Belediye Encümeni toplantısına katılan encümen başkanı ve encümen üyelerine huzur hakkı için puantaj düzenlemek.
- Gelen- Giden Evrak Kayıt ve Posta İşleri Bürosu/Servisinin Görevleri:
- Belediyeye kamu kurumlarından Kayıtlı Elektronik Posta (Kep), posta, faks, kurye, kargo, vb. yollarla gelen tüm başvuruları elektronik ortamda ilgili müdürlüklere elektronik olarak sevkini gerçekleştirmek.
- Gelen fiziki (ilgili birimlere gönderilenler hariç) evrakı dosyalamak.
- Ceylanpınar Belediyesi’ne yapılan tebligatları almak ve dağıtımını sağlamak.
- Belediye dışına gönderilecek evrakı, müdürlüklerden seçilen gidiş şekline göre (posta, kurye, kargo, kep, vb.) müdürlük görevlisi ile postaneye ve/veya kurum ve kuruluşlara zimmet ile teslim etmek.
- Müdürlüklerin 7201 sayılı Tebligat kanununa göre yapacakları tebligatlar ilgili müdürlükçe hazırlanır, aynı anda birden fazla tebligat yapılacaksa tebligat listesi 2 nüsha halinde hazırlanır. Tebligat ücreti ilgili müdürlükçe avans olarak alınarak yazı işlerine nakit olarak teslim edilir. Tebligatlar postaya teslim edildikten sonra avans kapatılır.
- Evrak kayıt birimi kendisine iletilen postalardan yalnızca Adi posta ve iadeli taahhütlü postanın gönderimini hazırlar ve Pul ile ödemesi yapılarak postaya verilir. Diğer postalamalarda e fıkrası uygulanır
Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 11- (1) Müdürlüğün görev alanına giren görevler; müdürlüğe norm kadro ve Başkanlık onayıyla tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdür tarafından yapılır. Müdür, görevleri mevcut kadroların sahip oldukları; nitelik, yeterlik, verimlilik, performans, başarı seviyeleri vb. yetkinliklerine göre dağıtır. Verilen görev geciktirilmeden ve tam olarak yerine getirilir.
(2) Müdürlük emrinde görevli personel, kendilerine verilen görevleri kanunlar, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler. Bu kapsamda personelin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:
- Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapar,
- Kendisine tevdi edilen işleri gecikmeksizin ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır,
- Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırır, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,
- İş bölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,
- Gerektiği ve görev verildiği durumlarda, ekip başı olarak ekibine iş tariflerini izah eder, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmalarını sağlar,
- Müdürlüğün verimliliğinin arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket eder,
- Faaliyeti ile ilgili amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz olarak hazırlar ve sunar,
- Çalışmalarında örnek tutum ve davranış sergiler,
- Verilen iş ve işlemleri direktife uygun olarak öngörülen bütçe sınırları içerisinde ifa eder,
- Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder, gerektiğinde raporlanmasını sağlar,
- Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutar, gerekli belgeleri düzenler ve takip eder, önemli olan evrakı titizlikle tutar, usulüne uygun olarak muhafaza eder,
- Kullandığı araç, gereç, malzeme konusunda tasarruf ilkelerine riayet eder, malzeme stoklarını devamlı kontrol edip ihtiyaç duyulanların mevcudu bitmeden temini için amirine bildirir,
- Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim eder, gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunar,
- Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli Hükümler ile Yürürlük ve Yürütme
Tereddütlerin giderilmesi ve düzenleme yapılması
MADDE 12-Bu yönergenin yürütülmesinde ortaya çıkacak tereddütleri gidermeye ve ilave düzenlemeler yaptırmaya, Belediye Başkanı yetkilidir.
Hüküm bulunmayan haller
MADDE 13-Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde 657 sayılı Devlet Memurları Kan unu, 4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili personel mevzuatı hükümleri uygulanır.
Yürürlükten Kaldırılan Hükümler
MADDE 14-Bu yönerge Ceylanpınar Belediye Meclisinin 02.09.2024 tarih ve 91 sayılı kararı ile kabul edilen İdari Yönetmelik hükümleri gereğince hazırlanmış olup, mevcut yönerge yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 15-(1) Bu yönerge, Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 16-(1) Bu yönerge hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.
ONAY
…/…/2025
Av. Uğur KAHRAMAN
Belediye Başkanı