T.C.

CEYLANPINAR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- Bu yönergenin amacı; Muhtarlık İşleri müdürlüğünün görev alanını, yetki ve sorumluluklarını, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2- Bu yönerge, Muhtarlık İşleri müdürlüğünün kuruluş, görev, çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Hukuki dayanak

MADDE 3- Bu yönerge, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 02.09.2024 tarihli ve 91 sayılı Meclis Kararı ile kabul edilen Ceylanpınar Belediye Başkanlığı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ve diğer ilgili mer’i mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu yönergede geçen;

1. a) Belediye : Ceylanpınar Belediyesini,
2. b) Başkan : Ceylanpınar Belediye Başkanını,
3. c) Başkan Yardımcısı : İlgili Belediye Başkan Yardımcısını,

ç) Müdürlük                            : Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü,

1. d) Müdür : Muhtarlık İşleri Müdürünü,
2. f) Personel : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü çalışanlarını ifade eder.
3. f) Muhtarlık : Mahalle Muhtarlığını,
4. g) Muhtar : Mahalle Muhtarını, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Müdürlüğün Görevleri

Kuruluş

MADDE 5- 5747 sayılı yasa ile kurulan Ceylanpınar İlçe Belediyesi’nde, Muhtarlık İşleri Müdürlüğü; 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48 inci maddesi ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönerge hükümlerine dayanılarak Belediye Meclisi’nin 03.07.2017 tarih ve 24 sayılı kararıyla kurulmuştur.

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 6- Müdürlüğün görevleri:

1. Muhtarların bilgilerini tutmak,
2. Muhtarlık İşleri müdürlüğünü ilgilendiren konularda yazışma işlemlerini yürütmek, arşivlemek, gelen-giden evrak kayıtlarını tutmak,
3. Belediye sorumluluk ve yetki alanında bulunan muhtarlardan gelen talepleri elektronik ortamda almak, ilgili birimlere iletmek ve taleplerin yerine getirilip getirilmediğini takip etmek,
4. Muhtarlardan gelen taleplere 15 gün içinde sistem üzerinden cevap vermek, ayrıca muhtarların mail adreslerine elektronik posta ile bildirmek,
5. Gelen taleplerden, yerine getirilenleri ve yerine getirilemeyenlerin gerekçesini sisteme işlemek,
6. İçişleri Bakanlığı'na üçer aylık dönemlerde sunulacak rapor ile ilgili toplam talep sayısı, olumlu ve olumsuz cevap sayısını sisteme işlemek,
7. Başkanlık Makamı ile muhtarlar arasındaki iş birliği ve koordinasyonu sağlamak,
8. Başkanın, muhtarlarla ilgili sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak,
9. Muhtarlarla ilgili Başkanlığa intikal eden sözlü ve yazılı dilek, şikâyet, öneri vb. konuların izlenmesi ile sonuçların ilgililere en kısa zamanda iletilmesini sağlamak
10. Yürüttüğü işler ile ilgili düzenli olarak veri toplamak, değerlendirmek, rapor hazırlamak ve bu doğrultuda uygulanan sistemleri yönetilmesine yönelik iş ve işlemleri yürütmek,
11. Muhtarlarla ilgili oluşturulan projeleri, takibini yapmak,
12. Belediyenin muhtarlıklar ile ortak görev yapılması gereken konularda koordinasyonunu sağlamak, bununla ilgili muhtarlarla gerekli yazışma ve çalışmaları yapmak,
13. Muhtarlık İşleri Müdürlüğü kapsamında gerçekleştirilecek faaliyetlerin uygulama adımlarını belirlemek,
14. Faaliyet alanı ile ilgili muhtarların talep ve şikâyetlerini değerlendirerek cevaplandırılmasını sağlamak ve bu doğrultuda kararlar almak ve uygulanmasını sağlamak,
15. Başkanlık tarafından verilecek diğer görevleri yapmak

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Teşkilat, Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Teşkilat

MADDE 7- Muhtarlık İşleri Müdürlüğü idari teşkilatı müdür ve diğer Personelden oluşur.

Personelin Unvan ve Nitelikleri

MADDE 8- Muhtarlık İşleri müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.

1. a) Muhtarlık İşleri Müdürü: 657 Sayılı Kanun’un atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler ile Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.
2. b) Personel:Memur, işçi, sözleşmeli ve alternatif hizmet yöntemleri ile istihdam edilen tüm personeli kapsar.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 9- Müdürün görevleri, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir: 

1. Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder,
2. Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur,
3. Müdürlüğün Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir,
4. Müdürlüğü ile üst makamlar ve diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar,
5. Müdürlük personelinin yetki dağılımını ve görev tanımlarını yazılı olarak yapar, 
6. Müdürlük personelinin yıllık izinlerini düzenler,
7. Müdürlüğüne bağlı görevlerin yerine getirilmesi için gerekli denetimleri yapar. 
8. Müdürlük hizmetlerinin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlar,
9. Müdürlüğün yazışmalarını yürütür, idarenin diğer idareler nezdinde idari ve mali işlemlerini izler ve sonuçlandırılmasını sağlar,
10. İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi ve belge sağlar,
11. Müdürlük bünyesinde görev yapan Büroların/Servislerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar,
12. Müdürlüğün yıllık bütçe teklif tasarısını hazırlar, onaya sunar ve ayrılan ödeneğin programa göre sarf edilmesini sağlar,
13. Müdürlüğün hizmet standartları tablosunu hazırlar,
14. Müdürlüğün iş akış şemalarını düzenler,
15. Amme alacaklarıyla ilgili ödeme emirleri, haciz varakaları ve üst yazılarını imzalayıp ilgililere tebliğ edilmesini sağlar,
16. Birime yeni müdür atanması durumunda birimin devir-teslimini yapar. Devredilen ve devralınan işlemler konusunda yetkili mercilere hesap vermekten sorumludur,
17. Müdürlüğe gelen evrakların ilgili personele havalesini yapar,
18. 4734 sayılı Kanuna göre gerektiği durumlarda Mal, Hizmet, Yapım ve Danışmanlık Hizmeti alımını yapar,
19. İhale ve doğrudan temin dosyalarının en az iki nüsha olacak şekilde düzenlenmesini sağlar,
20. Müdürlüğün 5018 sayılı Kanuna göre tüm taşınır ve taşınmaz işlemlerini yürütür,
21. Meclisten çıkan tarifelerin uygulamasını sağlar ve denetler,
22. Sorumluluk alanları içerisinde iş sağlığı ve güvenliğini sağlar,
23. Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilikler ya da mahkemeler tarafından görev alanına giren konular hakkında istenilen bilgileri verir, yazışmaları yapar,
24. Ekonomik ömürlerini dolduran her türlü araç ve demirbaşın terkin işlemlerini yapar,
25. Müdürlük personelinin işe devam-devamsızlığını kontrol eder,
26. Disiplin amiri olarak gerektiğinde personele mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verir,
27. Harcama Yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin amaçlara, iyi Mali Yönetim ilkelerine, kontrol   düzenlemelerine ve Mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini   içeren   İç Kontrol Güvence   Beyanı düzenler ve Birim Faaliyet raporuna ekler. Aynı zamanda yılda en az bir kez İç Kontrol düzenlemeleri ve İç Kontrol Sisteminin işleyişini değerlendirmeye tabi tutar.
28. Başkanlık tarafından yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar. 

Müdürlüğe Bağlı Büroların/Servislerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları 

MADDE 10 – Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’ne bağlı büroların/Servislerin görev, yetki ve sorumlulukları:  

            İdari İşler Bürosu/ Servisinin Görevleri:

1. Birime gelen evrakları EBYS ortamında ilgili SDP koduna göre dosyalamak,
2. Müdürlük makamı tarafından verilen talimatlar doğrultusunda kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak,
3. Müdürlüğe bağlı olarak çalışan personelin puantajlarını ve gereken evraklarını düzenlemek,
4. Personel giriş/çıkışlarının, puantajlarının, mesailerinin, özlük dosyalarının, yıllık izin ve raporlarının takibini yapmak, gerektiğinde uyarılarda bulunmak ve düzenli aralıklarla amire rapor olarak sunmak,
5. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri ilgili mevzuat çerçevesinde zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek,
6. Müdürlük Makamına iletilen şikâyet ve dileklere ilişkin her türlü talebin hizmet standartları kapsamında yasal süresi içerisinde sonuçlandırılmasını sağlamak.,
7. Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslara Dair Yönetmelik” çerçevesinde gerekli özeni göstererek yapmak,
8. Müdürlüğe gelen evrakın ekleriyle birlikte tam olup olmadığını kontrol etmek ve gerekli işlemleri yapmak,
9. Müdürlükten çıkan evrak, doküman vb. yazışmaların resmi yazışma kurallarına uygunluğunu kontrol ettikten sonra, ilgili yere gönderilmesini sağlamak,
10. Dosya dolaplarını her an tertipli ve düzenli tutarak, evrakın dosyasında anında bulunması için gerekli tedbirleri almak,
11. Vatandaşlardan gelen başvurularda, onları yönlendirmek ve bilgilendirmek,
12. Vatandaş taleplerinin karşılanması için belediye birimleri ve ilgili dış birimlerle gerekli iş birliği ve koordinasyonu sağlamak,
13. Müdürlüğe ait faaliyet raporunu oluşturmak (haftalık, 3 aylık, 6 aylık, 9 aylık),
14. Sorumlu olduğu alanlarda görev yapan personelin çalışma, verimlilik ve performanslarını takip etmek ve rapor halinde amirine sunmak,
15. Müdürlük bünyesinde yapılan ihale dokümanlarını hazırlamak,
16. Yapılan ihalelerin hak ediş dosyalarını hazırlamak ve takip etmek,
17. Yıllık çalışma planı kapsamında yapılacak ihaleleri, Stratejik Planda yer alan Performans Hedeflerini gözeterek 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu çerçevesinde planlamak, ilgili evraklarını hazırlamak ve sonuçlandırmak,
18. Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak, yıl içerisindeki eksilmeleri takip etmek ve gerektiğinde bütçe kodları arasında aktarım işlemlerini yapmak,
19. İhale dosyalarının arşivleme işlemlerine uygun olarak muhafazasını temin etmek,
20. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında yapılacak mal, hizmet, yapım ve danışmanlık alımlarında; kamu kaynaklarını verimli ve etkin bir şekilde kullanmak, piyasa araştırma süreçlerini titizlikle yürütmek, ilgili personelin özenle çalışmasını sağlamak,
21. Müdürlük taşınır kayıtlarını düzenli bir şekilde tutmak, takip etmek ve zimmetlerini zamanında yapmak, periyodik olarak sayım işlemlerini gerçekleştirmek,
22. Ekonomik ömrü bitmiş olan demirbaşların hurdaya ayırma işlemlerini yürütmek,
23. Stok kontrollerinin ve malzeme sayımlarının zamanında yapılmasını sağlamak,

Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 11- (1) Müdürlüğün görev alanına giren görevler; müdürlüğe norm kadro ve Başkanlık onayıyla tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdür tarafından yapılır. Müdür, görevleri mevcut kadroların sahip oldukları; nitelik, yeterlik, verimlilik, performans, başarı seviyeleri vb. yetkinliklerine göre dağıtır. Verilen görev geciktirilmeden ve tam olarak yerine getirilir.

(2) Müdürlük emrinde görevli personel, kendilerine verilen görevleri kanunlar, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler. Bu kapsamda personelin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:  

1. Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapar,
2. Kendisine tevdi edilen işleri gecikmeksizin ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır,
3. Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırır, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,
4. İş bölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,
5. Gerektiği ve görev verildiği durumlarda, ekip başı olarak ekibine iş tariflerini izah eder, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmalarını sağlar,
6. Müdürlüğün verimliliğinin arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket eder,
7. Faaliyeti ile ilgili amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz olarak hazırlar ve sunar,
8. Çalışmalarında örnek tutum ve davranış sergiler,
9. Verilen iş ve işlemleri direktife uygun olarak öngörülen bütçe sınırları içerisinde ifa eder,
10. Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder, gerektiğinde raporlanmasını sağlar,
11. Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutar, gerekli belgeleri düzenler ve takip eder, önemli olan evrakı titizlikle tutar, usulüne uygun olarak muhafaza eder,
12. Kullandığı araç, gereç, malzeme konusunda tasarruf ilkelerine riayet eder, malzeme stoklarını devamlı kontrol edip ihtiyaç duyulanların mevcudu bitmeden temini için amirine bildirir,
13. Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim eder, gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunar,
14. Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli Hükümler ile Yürürlük ve Yürütme

Tereddütlerin giderilmesi ve düzenleme yapılması

MADDE 12-Bu yönergenin yürütülmesinde ortaya çıkacak tereddütleri gidermeye ve ilave düzenlemeler yaptırmaya, Belediye Başkanı yetkilidir.

Hüküm bulunmayan haller

MADDE 13-Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde 657 sayılı Devlet Memurları Kan unu, 4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili personel mevzuatı hükümleri uygulanır.

Yürürlükten Kaldırılan Hükümler

MADDE 14-Bu yönerge Ceylanpınar Belediye Meclisinin 02.09.2024 tarih ve 91 sayılı kararı ile kabul edilen İdari Yönetmelik hükümleri gereğince hazırlanmış olup, mevcut yönerge yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

MADDE 15-(1) Bu yönerge, Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 16-(1) Bu yönerge hükümlerini Belediye Başkanı yürütür

ONAY

…/…/2025

Av. Uğur KAHRAMAN

Belediye Başkanı