T.C

CEYLANPINAR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- Bu yönergenin amacı; Destek Hizmetleri Müdürlüğünün görev alanını, yetki ve sorumluluklarını, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2- Bu yönerge, Destek Hizmetleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Hukuki dayanak

MADDE 3- Bu yönerge, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 02.09.2024 tarihli ve 91 sayılı Meclis Kararı ile kabul edilen Ceylanpınar Belediye Başkanlığı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ve diğer ilgili mer’i mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu yönergede geçen;

1. a) Belediye : Ceylanpınar Belediyesini,
2. b) Başkan : Ceylanpınar Belediye Başkanını,
3. c) Başkan Yardımcısı : İlgili Belediye Başkan Yardımcısını,

ç) Müdürlük                : Destek Hizmetleri Müdürlüğünü,

1. d) Müdür : Destek Hizmetleri Müdürünü,
2. e) Personel : Destek Hizmetleri Müdürlüğü çalışanlarını ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Müdürlüğün Görevleri

Kuruluş

MADDE 5- 5747 sayılı yasa ile kurulan Ceylanpınar İlçe Belediyesi’nde, Destek Hizmetleri Müdürlüğü; 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48 inci maddesi ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönerge hükümlerine dayanılarak Belediye Meclisi’nin 01.07.2014 tarih ve 43 sayılı kararıyla kurulmuştur.

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 6- Müdürlüğün görevleri:

1. Diğer kurum ve kuruluşlar tarafından icra edilen faaliyetlere yönelik belediyeden istenilen desteğin başkanlıkça uygun görülmesi halinde talep edilen malzemelerin sevk ve idaresine ilişkin gerekli insan kaynağı da dâhil süreçleri yürütmek.
2. Belediyenin tüm araç ve iş makinelerinin tedarik bakım ve onarımlarını akaryakıt, madeni yağ, antifriz tedarik ve dağıtımını yapmak, yedek parça, araçlara ait sarf malzemeleri ve sabit tesislerle ilgili malzemeleri tedarik etmek, stoklamak ve tüketimini organize etmek.
3. Araçların trafik sigorta, vize ve egzoz muayenelerini zamanında yapılmasını takip etmek ve yaptırmak.
4. Belediye bünyesindeki ağır iş makinelerinin, motorlu taşıtların, sabit makineler ve müteferrik araçların tüm bakım ve onarımlarını yapmak.
5. Birimin bütçesini hazırlayıp Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek
6. Performans Programını hazırlayıp, Mali Hizmetler Müdürlüğü'ne göndermek.
7. Faaliyet Raporunu hazırlayıp, Mali Hizmetler Müdürlüğü'ne göndermek
8. Müdürlüğe ait demirbaşların kaydını tutmak, ekonomik ömrünü tamamlamış demirbaşlara ait düşümü yapmak
9. Belediyeye ait araç ve iş makinelerinin tescil işlemlerini yapmak.
10. Destek Hizmetleri Müdürlüğü parkında bulunan araçlara verilen akaryakıtı kayıt altına almak,
11. Yeraltı tankının stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen akaryakıt miktarını satın almak
12. Akaryakıt istasyonunun yangın, patlama ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli güvenlik tedbirlerini almak.
13. Belediyenin tümünü ilgilendiren araç ve iş makinelerinin ve gerekli personelin sevk, idare ve ihtiyaca yönelik kullanım ve çalışmanın sağlanması, diğer Müdürlüklerden araç, iş makinası ve personel taleplerinin, talep edilen süreye ve işin niteliğine göre sürücü ve gerekiyor ise yardımcılarının ve tüm araçlara ait akaryakıtın teminini programlamak ve operasyonunu gerçekleştirmek.
14. Maliyet analizleri yaparak ekonomik ömrünü doldurmuş araçların 237 sayılı Taşıt Kanunu’na göre kayıttan düşürülmesi ve hurda satış işlemlerinin yapılmasını sağlamak.
15. Araç ve iş makinelerini şoför ve operatörlere zimmetlemek
16. İmar mevzuatına göre ruhsat ve eklerine aykırı yapıların ilgili birimler tarafından yasal iş ve işlemleri sonuçlandırıldıktan ve talep-sonuç müdürlüğe intikal ettikten sonra mevzuata aykırı yapıların yıkım işlemlerinde; işçi, makine ve her türlü araç ve gerecin gönderilmesini sağlayarak ilgili birimlerle eşgüdümlü şekilde yıkım faaliyetlerini yapmak, ya da yaptırmak,
17. Belediye sınırları içerisinde kaçak dökülen hafriyat ve molozların, döküm yerlerine naklinin yapılmasını sağlamak.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Teşkilat, Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Teşkilat

MADDE 7-Destek Hizmetleri Müdürlüğü idari teşkilatı müdür ve diğer Personelden oluşur.

Personelin Unvan ve Nitelikleri

MADDE 8- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.

1. a) Destek Hizmetleri Müdürü: 657 Sayılı Kanun’un atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler ile Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.
2. b) Personel:Memur, işçi, sözleşmeli ve alternatif hizmet yöntemleri ile istihdam edilen tüm personeli kapsar.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 9- Müdürün görevleri, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir: 

1. Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder,
2. Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur,
3. Müdürlüğün Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir,
4. Müdürlüğü ile üst makamlar ve diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar,
5. Müdürlük personelinin yetki dağılımını ve görev tanımlarını yazılı olarak yapar,
6. Müdürlük personelinin yıllık izinlerini düzenler,
7. Müdürlüğüne bağlı görevlerin yerine getirilmesi için gerekli denetimleri yapar.
8. Müdürlük hizmetlerinin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlar,
9. Müdürlüğün yazışmalarını yürütür, idarenin diğer idareler nezdinde idari ve mali işlemlerini izler ve sonuçlandırılmasını sağlar,
10. İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi ve belge sağlar,
11. Müdürlük bünyesinde görev yapan Büroların/Servislerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar,
12. Müdürlüğün yıllık bütçe teklif tasarısını hazırlar, onaya sunar ve ayrılan ödeneğin programa göre sarf edilmesini sağlar,
13. Müdürlüğün hizmet standartları tablosunu hazırlar,
14. Müdürlüğün iş akış şemalarını düzenler,
15. Amme alacaklarıyla ilgili ödeme emirleri, haciz varakaları ve üst yazılarını imzalayıp ilgililere tebliğ edilmesini sağlar,
16. Birime yeni müdür atanması durumunda birimin devir-teslimini yapar. Devredilen ve devralınan işlemler konusunda yetkili mercilere hesap vermekten sorumludur,
17. Müdürlüğe gelen evrakların ilgili personele havalesini yapar,
18. 4734 sayılı Kanuna göre gerektiği durumlarda Mal, Hizmet, Yapım ve Danışmanlık Hizmeti alımını yapar,
19. İhale ve doğrudan temin dosyalarının en az iki nüsha olacak şekilde düzenlenmesini sağlar,
20. Müdürlüğün 5018 sayılı Kanuna göre tüm taşınır ve taşınmaz işlemlerini yürütür,
21. Meclisten çıkan tarifelerin uygulamasını sağlar ve denetler,
22. Sorumluluk alanları içerisinde iş sağlığı ve güvenliğini sağlar,
23. Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilikler ya da mahkemeler tarafından görev alanına giren konular hakkında istenilen bilgileri verir, yazışmaları yapar,
24. Ekonomik ömürlerini dolduran her türlü araç ve demirbaşın terkin işlemlerini yapar,
25. Müdürlük personelinin işe devam-devamsızlığını kontrol eder,
26. Disiplin amiri olarak gerektiğinde personele mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verir,
27. Harcama Yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin amaçlara, iyi Mali Yönetim ilkelerine, kontrol   düzenlemelerine ve Mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini   içeren   İç Kontrol Güvence   Beyanı düzenler ve Birim Faaliyet raporuna ekler. Aynı zamanda yılda en az bir kez İç Kontrol düzenlemeleri ve İç Kontrol Sisteminin işleyişini değerlendirmeye tabi tutar.
28. Başkanlık tarafından yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.

Müdürlüğe Bağlı personel Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 10-

 (1) personel, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, zamanında ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.

(2) personellerin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir: 

1. Büroda çalışmaların devamlılığını, düzenini sağlamak, 
2. Yazışmaları takip etmek, havale edilen evrakların yasal sürelerinin takibini sağlamak ve gerekli tenkitleri yerine getirmek,
3. Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin Müdüriyet ve Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesini sağlamak,
4. Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Müdüriyet Makamına önerilerde bulunmak, 
5. Mevzuat ve üstlerin talimatları doğrultusunda işleri sevk ve idare etmek, 
6. Müdür tarafından verilen diğer görevleri ifa etmek,
7. Evrakların usulüne uygun havale edilmesi, takibinin yapılması ve gerektiğinde ilgiliye bilgi verilmesini sağlamak, 
8. İvedi ve günlü evrakların zamanında yetkili kişi ya da kurumlara ulaşmasını sağlamak,
9. Büronun iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını sağlamak, 
10. Evrakların dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerini takip etmek,
11. Büro ile üst amirleri arasındaki koordinasyon ve iletişimi sağlamak,
12. Müdürlüğün aylık faaliyetinin hazırlanmasını sağlamak,
13. Yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından müdüre karşı sorumludur,
14. Kendine verilen işleri, ilgili mevzuata uygun uygun olarak yürütüp, süresinde bitirilmesini sağlamak, 
15. Resmi kurum ve kuruluşlar ile belediyenin müdürlükleri arasında iletişim ve koordinasyonu sağlamak üzere resmi yazışmalara müdürden önce paraf ya da imza atmak, 
16. Uygulamada eksiklik ve aksaklıkları giderici tedbirler alarak uygulama birliğini sağlamak ve personel arasındaki görüş farklılığından doğan anlaşmazlıkları mevzuat ve üstlerinin çizdiği sınırlara uygun gidermek.

 Müdürlüğe Bağlı Büroların/Servislerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları 

MADDE 11 – (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ne bağlı büroların/Servislerin görev, yetki ve sorumlulukları:  

1. İdari İşler Bürosunun/ Servisinin Görevleri:

1. Birime gelen evrakları EBYS ortamında ilgili SDP koduna göre dosyalamak,
2. Müdürlük makamı tarafından verilen talimatlar doğrultusunda kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak,
3. Müdürlüğe bağlı olarak çalışan personelin puantajlarını ve gereken evraklarını düzenlemek,
4. Personel giriş/çıkışlarının, puantajlarının, mesailerinin, özlük dosyalarının, yıllık izin ve raporlarının takibini yapmak, gerektiğinde uyarılarda bulunmak ve düzenli aralıklarla amire rapor olarak sunmak,
5. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri ilgili mevzuat çerçevesinde zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek,
6. Müdürlük Makamına iletilen şikâyet ve dileklere ilişkin her türlü talebin hizmet standartları kapsamında yasal süresi içerisinde sonuçlandırılmasını sağlamak.,
7. Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslara Dair Yönetmelik” çerçevesinde gerekli özeni göstererek yapmak,
8. Müdürlüğe gelen evrakın ekleriyle birlikte tam olup olmadığını kontrol etmek ve gerekli işlemleri yapmak,
9. Müdürlükten çıkan evrak, doküman vb. yazışmaların resmi yazışma kurallarına uygunluğunu kontrol ettikten sonra, ilgili yere gönderilmesini sağlamak,
10. Dosya dolaplarını her an tertipli ve düzenli tutarak, evrakın dosyasında anında bulunması için gerekli tedbirleri almak,
11. Vatandaşlardan gelen başvurularda, onları yönlendirmek ve bilgilendirmek,
12. Vatandaş taleplerinin karşılanması için belediye birimleri ve ilgili dış birimlerle gerekli iş birliği ve koordinasyonu sağlamak,
13. Müdürlüğe ait faaliyet raporunu oluşturmak (haftalık, 3 aylık, 6 aylık, 9 aylık),
14. Sorumlu olduğu alanlarda görev yapan personelin çalışma, verimlilik ve performanslarını takip etmek ve rapor halinde amirine sunmak,
15. Müdürlük bünyesinde yapılan ihale dokümanlarını hazırlamak,
16. Yapılan ihalelerin hak ediş dosyalarını hazırlamak ve takip etmek,
17. Yıllık çalışma planı kapsamında yapılacak ihaleleri, Stratejik Planda yer alan Performans Hedeflerini gözeterek 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu çerçevesinde planlamak, ilgili evraklarını hazırlamak ve sonuçlandırmak,
18. Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak, yıl içerisindeki eksilmeleri takip etmek ve gerektiğinde bütçe kodları arasında aktarım işlemlerini yapmak,
19. İhale dosyalarının arşivleme işlemlerine uygun olarak muhafazasını temin etmek,
20. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında yapılacak mal, hizmet, yapım ve danışmanlık alımlarında; kamu kaynaklarını verimli ve etkin bir şekilde kullanmak, piyasa araştırma süreçlerini titizlikle yürütmek, ilgili personelin özenle çalışmasını sağlamak,
21. Müdürlük taşınır kayıtlarını düzenli bir şekilde tutmak, takip etmek ve zimmetlerini zamanında yapmak, periyodik olarak sayım işlemlerini gerçekleştirmek,
22. Ekonomik ömrü bitmiş olan demirbaşların hurdaya ayırma işlemlerini yürütmek,
23. Stok kontrollerinin ve malzeme sayımlarının zamanında yapılmasını sağlamak,

1. Bakım-Onarım Bürosunun/Servisinin Görevleri:
2. Verilen görevlerin kanun, tüzük, yönetmelik, kararname, genelge ve tebliğler çerçevesinde uygulanmasını sağlamak.
3. Belediyeye bağlı hizmet araçlarının her an çalışır ve hizmete hazır durumda bulundurulmasını sağlamak.
4. Kendi emrine verilen personelin branşına göre görev dağılımını yapmak. Bakım ve onarımların yürütülmesini ve araçların zamanında teslim edilmesini sağlamak.
5. Bakım ve onarım yapılacak araçların parça ve malzeme ihtiyaçlarını tespit edip, bu ihtiyaçların temin edilmesini sağlamak.
6. Tamirhanenin temizliğini ve düzeni sağlamak.
7. Belediyeye ait tüm araç ve iş makinalarını yakıt ikmalini sağlamak.
8. Yakıt ikmalini kayıt altına almak.
9. Diğer Resmî kurumlardan, sivil toplum kuruluşlarından ve vatandaşlardan gelen talepler doğrultusunda araç ve iş makinalarını yönlendirmek.
10. Belediyeye ait araç ve iş makinelerinin mesai saatleri dışında araç parkında bulunmasını sağlamak.

Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 12- (1) Müdürlüğün görev alanına giren görevler; müdürlüğe norm kadro ve Başkanlık onayıyla tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdür tarafından yapılır. Müdür, görevleri mevcut kadroların sahip oldukları; nitelik, yeterlik, verimlilik, performans, başarı seviyeleri vb. yetkinliklerine göre dağıtır. Verilen görev geciktirilmeden ve tam olarak yerine getirilir.

(2) Müdürlük emrinde görevli personel, kendilerine verilen görevleri kanunlar, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler. Bu kapsamda personelin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:  

1. Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapar,
2. Kendisine tevdi edilen işleri gecikmeksizin ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır,
3. Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırır, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,
4. İş bölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,
5. Gerektiği ve görev verildiği durumlarda, ekip başı olarak ekibine iş tariflerini izah eder, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmalarını sağlar,
6. Müdürlüğün verimliliğinin arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket eder,
7. Faaliyeti ile ilgili amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz olarak hazırlar ve sunar,
8. Çalışmalarında örnek tutum ve davranış sergiler,
9. Verilen iş ve işlemleri direktife uygun olarak öngörülen bütçe sınırları içerisinde ifa eder,
10. Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder, gerektiğinde raporlanmasını sağlar,
11. Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutar, gerekli belgeleri düzenler ve takip eder, önemli olan evrakı titizlikle tutar, usulüne uygun olarak muhafaza eder,
12. Kullandığı araç, gereç, malzeme konusunda tasarruf ilkelerine riayet eder, malzeme stoklarını devamlı kontrol edip ihtiyaç duyulanların mevcudu bitmeden temini için amirine bildirir,
13. Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim eder, gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunar,
14. Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli Hükümler ile Yürürlük ve Yürütme

Tereddütlerin giderilmesi ve düzenleme yapılması

MADDE 13-Bu yönergenin yürütülmesinde ortaya çıkacak tereddütleri gidermeye ve ilave düzenlemeler yaptırmaya, Belediye Başkanı yetkilidir.

Hüküm bulunmayan haller

MADDE 14-Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde 657 sayılı Devlet Memurları Kan unu, 4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili personel mevzuatı hükümleri uygulanır.

Yürürlükten Kaldırılan Hükümler

MADDE 15-Bu yönerge Ceylanpınar Belediye Meclisinin 02.09.2024 tarih ve 91 sayılı kararı ile kabul edilen İdari Yönetmelik hükümleri gereğince hazırlanmış olup, mevcut yönerge yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

MADDE 16-(1) Bu yönerge, Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 17-(1) Bu yönerge hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

ONAY

…/…/2025

Av. Uğur KAHRAMAN

Belediye Başkanı