T.C

CEYLANPINAR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- Bu yönergenin amacı; Bilgi İşlem Müdürlüğünün görev alanını, yetki ve sorumluluklarını, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2- Bu yönerge, Bilgi İşlem Müdürlüğünün kuruluş, görev, çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Hukuki dayanak

MADDE 3- Bu yönerge, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 02.09.2024 tarihli ve 91 sayılı Meclis Kararı ile kabul edilen Ceylanpınar Belediye Başkanlığı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ve diğer ilgili mer’i mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu yönergede geçen;

1. a) Belediye : Ceylanpınar Belediyesini,
2. b) Başkan : Ceylanpınar Belediye Başkanını,
3. c) Başkan Yardımcısı : İlgili Belediye Başkan Yardımcısını,

ç) Müdürlük                : Bilgi İşlem Müdürlüğünü,

1. d) Müdür : Bilgi İşlem Müdürünü,
2. e) Personel : Bilgi İşlem Müdürlüğü çalışanlarını ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Müdürlüğün Görevleri

Kuruluş

MADDE 5- 5747 sayılı yasa ile kurulan Ceylanpınar İlçe Belediyesi’nde, Bilgi İşlem Müdürlüğü; 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48 inci maddesi ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönerge hükümlerine dayanılarak Belediye Meclisi’nin 01.07.2014 tarih ve 43 sayılı kararıyla kurulmuştur.

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 6- Müdürlüğün görevleri:

1. Bilgi ve iletişim teknolojilerini yakından takip eder, bu alandaki yenilikleri belediye çalışanlarının ve vatandaşların hizmetine sunar.
2. Belediye merkez bina ve dış birimlerinde internet ve yerel ağ altyapısını kurar ve bakımını sağlar.
3. Belediye merkez bina ve dış birimlerinde kesintisiz internet hizmeti sağlar (metro ethernet, adsl, mobil internet vb.).
4. Belediye merkez bina ve dış birimlerinde kurulu olan donanım ve yazılımların en verimli şekilde çalışması için gerekli desteği verir.
5. Belediye merkez ve dış birimlerin yeni yazılım ve donanım ihtiyaçlarını temin eder.
6. Belediye merkez bina ve dış birimlerinde bulunan sunucu, bilgisayar, yazıcı ve diğer donanımın bakım ve tamirini yapar/yaptırır.
7. Belediyeye ait veri tabanlarının yönetilmesini, güncellenmesini, bakım ve desteğini sağlar.
8. Sistem ve bilgi güvenliği ile ilgili gerekli yazılımsal ve donanımsal tedbirleri alır.
9. Belediye merkez bina ve dışında yedekleme çalışmaları yapar.
10. Belediye personeline yazılımlarla ilgili her türlü eğitim ve desteğini verir.
11. Belediye web sayfasının ve belediye tarafından kullanılan diğer web sayfalarının alan adı(domain) ve barınma(hosting) hizmetini sağlar.
12. İnternet belediyeciliği (e-belediye) ve mobil belediyecilik uygulamalarını geliştirir, güncellemelerini yapar.
13. Mobil cihazlara yönelik uygulamalar geliştirir, bakım ve desteğini verir.
14. Kiosklar, mobil cihazlar, plazma ekranları ve bilgi duvarlarında sunulan görsel ve hizmetlerin güncellemelerini yapar.
15. Bilişim fuarları, akıllı kentler vb. etkinlik ve çalıştaylara katılım sağlar, belediyeyi temsil eder, tanıtır.
16. Müdürlük çalışanlarının görevleriyle ilgili alanlarda kurs, eğitim ve seminerlere katılımına destek verir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Teşkilat, Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Teşkilat

MADDE 7- Bilgi İşlem Müdürlüğü idari teşkilatı müdür ve diğer Personelden oluşur.

Personelin Unvan ve Nitelikleri

MADDE 8- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.

1. a) Bilgi İşlem Müdürü: 657 Sayılı Kanun’un atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler ile Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.
2. b) Personel:Memur, işçi, sözleşmeli ve alternatif hizmet yöntemleri ile istihdam edilen tüm personeli kapsar.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 9- Müdürün görevleri, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir: 

1. Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder,
2. Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur,
3. Müdürlüğün Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir,
4. Müdürlüğü ile üst makamlar ve diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar,
5. Müdürlük personelinin yetki dağılımını ve görev tanımlarını yazılı olarak yapar,
6. Müdürlük personelinin yıllık izinlerini düzenler,
7. Müdürlüğüne bağlı görevlerin yerine getirilmesi için gerekli denetimleri yapar.
8. Müdürlük hizmetlerinin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlar,
9. Müdürlüğün yazışmalarını yürütür, idarenin diğer idareler nezdinde idari ve mali işlemlerini izler ve sonuçlandırılmasını sağlar,
10. İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi ve belge sağlar,
11. Müdürlük bünyesinde görev yapan Büroların/Servislerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar,
12. Müdürlüğün yıllık bütçe teklif tasarısını hazırlar, onaya sunar ve ayrılan ödeneğin programa göre sarf edilmesini sağlar,
13. Müdürlüğün hizmet standartları tablosunu hazırlar,
14. Müdürlüğün iş akış şemalarını düzenler,
15. Amme alacaklarıyla ilgili ödeme emirleri, haciz varakaları ve üst yazılarını imzalayıp ilgililere tebliğ edilmesini sağlar,
16. Birime yeni müdür atanması durumunda birimin devir-teslimini yapar. Devredilen ve devralınan işlemler konusunda yetkili mercilere hesap vermekten sorumludur,
17. Müdürlüğe gelen evrakların ilgili personele havalesini yapar,
18. 4734 sayılı Kanuna göre gerektiği durumlarda Mal, Hizmet, Yapım ve Danışmanlık Hizmeti alımını yapar,
19. İhale ve doğrudan temin dosyalarının en az iki nüsha olacak şekilde düzenlenmesini sağlar,
20. Müdürlüğün 5018 sayılı Kanuna göre tüm taşınır ve taşınmaz işlemlerini yürütür,
21. Meclisten çıkan tarifelerin uygulamasını sağlar ve denetler,
22. Sorumluluk alanları içerisinde iş sağlığı ve güvenliğini sağlar,
23. Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilikler ya da mahkemeler tarafından görev alanına giren konular hakkında istenilen bilgileri verir, yazışmaları yapar,
24. Ekonomik ömürlerini dolduran her türlü araç ve demirbaşın terkin işlemlerini yapar,
25. Müdürlük personelinin işe devam-devamsızlığını kontrol eder,
26. Disiplin amiri olarak gerektiğinde personele mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verir,
27. Harcama Yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin amaçlara, iyi Mali Yönetim ilkelerine, kontrol   düzenlemelerine ve Mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini   içeren   İç Kontrol Güvence   Beyanı düzenler ve Birim Faaliyet raporuna ekler. Aynı zamanda yılda en az bir kez İç Kontrol düzenlemeleri ve İç Kontrol Sisteminin işleyişini değerlendirmeye tabi tutar.
28. Başkanlık tarafından yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.

Müdürlüğe Bağlı Büroların/Servislerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları 

MADDE 11 – (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü’ne bağlı büroların/Servislerin görev, yetki ve sorumlulukları:  

1. A) İdari İşler Bürosu/ Servisinin Görevleri:
2. Birime gelen evrakları EBYS ortamında ilgili SDP koduna göre dosyalamak,
3. Müdürlük makamı tarafından verilen talimatlar doğrultusunda kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak,
4. Müdürlüğe bağlı olarak çalışan personelin puantajlarını ve gereken evraklarını düzenlemek,
5. Personel giriş/çıkışlarının, puantajlarının, mesailerinin, özlük dosyalarının, yıllık izin ve raporlarının takibini yapmak, gerektiğinde uyarılarda bulunmak ve düzenli aralıklarla amire rapor olarak sunmak,
6. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri ilgili mevzuat çerçevesinde zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek,
7. Müdürlük Makamına iletilen şikâyet ve dileklere ilişkin her türlü talebin hizmet standartları kapsamında yasal süresi içerisinde sonuçlandırılmasını sağlamak.,
8. Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslara Dair Yönetmelik” çerçevesinde gerekli özeni göstererek yapmak,
9. Müdürlüğe gelen evrakın ekleriyle birlikte tam olup olmadığını kontrol etmek ve gerekli işlemleri yapmak,
10. Müdürlükten çıkan evrak, doküman vb. yazışmaların resmi yazışma kurallarına uygunluğunu kontrol ettikten sonra, ilgili yere gönderilmesini sağlamak,
11. Dosya dolaplarını her an tertipli ve düzenli tutarak, evrakın dosyasında anında bulunması için gerekli tedbirleri almak,
12. Vatandaşlardan gelen başvurularda, onları yönlendirmek ve bilgilendirmek,
13. Vatandaş taleplerinin karşılanması için belediye birimleri ve ilgili dış birimlerle gerekli iş birliği ve koordinasyonu sağlamak,
14. Müdürlüğe ait faaliyet raporunu oluşturmak (haftalık, 3 aylık, 6 aylık, 9 aylık),
15. Sorumlu olduğu alanlarda görev yapan personelin çalışma, verimlilik ve performanslarını takip etmek ve rapor halinde amirine sunmak,
16. Müdürlük bünyesinde yapılan ihale dokümanlarını hazırlamak,
17. Yapılan ihalelerin hak ediş dosyalarını hazırlamak ve takip etmek,
18. Yıllık çalışma planı kapsamında yapılacak ihaleleri, Stratejik Planda yer alan Performans Hedeflerini gözeterek 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu çerçevesinde planlamak, ilgili evraklarını hazırlamak ve sonuçlandırmak,
19. Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak, yıl içerisindeki eksilmeleri takip etmek ve gerektiğinde bütçe kodları arasında aktarım işlemlerini yapmak,
20. İhale dosyalarının arşivleme işlemlerine uygun olarak muhafazasını temin etmek,
21. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında yapılacak mal, hizmet, yapım ve danışmanlık alımlarında; kamu kaynaklarını verimli ve etkin bir şekilde kullanmak, piyasa araştırma süreçlerini titizlikle yürütmek, ilgili personelin özenle çalışmasını sağlamak,
22. Müdürlük taşınır kayıtlarını düzenli bir şekilde tutmak, takip etmek ve zimmetlerini zamanında yapmak, periyodik olarak sayım işlemlerini gerçekleştirmek,
23. Ekonomik ömrü bitmiş olan demirbaşların hurdaya ayırma işlemlerini yürütmek,
24. Stok kontrollerinin ve malzeme sayımlarının zamanında yapılmasını sağlamak,

1. Yazılım Destek Bürosu/ Servisinin Görevleri:
2. Mobil belediyecilik uygulamalarını geliştirir ve bakımını sağlar.
3. İhtiyaçlar doğrultusunda web tabanlı yazılımlar geliştirir ve bakımını sağlar.
4. Kiosk, plazma, bilgi duvarları vb. görsel ekranlar için uygulamalar geliştirir, içerik güncellemelerini ve bakımını yapar/yaptırır.
5. Belediye çalışanlarına içerik yönetimi konusunda eğitim ve destek verir.
6. Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapar.

1. Yazıcı, Bilgisayar ve Genel Tamir Destek Bürosu/Servisi Görevleri:
2. Veri (ADSL, VDSL, MPLS, Data hattı), sabit telefon ve GSM hat açılış, kapanış, tarife değişikliği taleplerinin karşılanmasını sağlar.
3. Belediye; Telekomünikasyon hatlarının güncel tutulmasının takibini sağlar.
4. Belediye merkez bina ve dış birimlerinde kullanılan bilgisayar çevre birimlerinin (yazıcı, tarayıcı vb.) bakım ve onarımını yapar/yaptırır.
5. Belediye merkez bina ve dış birimlerinde kullanılan kameraların bakım ve onarımını yapar/yaptırır.
6. Belediye tarafından kullanılan Araç Takip sistemlerinin çalışır halde kalmasını sağlar, bakım ve onarımını yapar/yaptırır.

Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 12- (1) Müdürlüğün görev alanına giren görevler; müdürlüğe norm kadro ve Başkanlık onayıyla tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdür tarafından yapılır. Müdür, görevleri mevcut kadroların sahip oldukları; nitelik, yeterlik, verimlilik, performans, başarı seviyeleri vb. yetkinliklerine göre dağıtır. Verilen görev geciktirilmeden ve tam olarak yerine getirilir.

(2) Müdürlük emrinde görevli personel, kendilerine verilen görevleri kanunlar, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler. Bu kapsamda personelin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:  

1. Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapar,
2. Kendisine tevdi edilen işleri gecikmeksizin ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır,
3. Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırır, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,
4. İş bölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,
5. Gerektiği ve görev verildiği durumlarda, ekip başı olarak ekibine iş tariflerini izah eder, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmalarını sağlar,
6. Müdürlüğün verimliliğinin arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket eder,
7. Faaliyeti ile ilgili amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz olarak hazırlar ve sunar,
8. Çalışmalarında örnek tutum ve davranış sergiler,
9. Verilen iş ve işlemleri direktife uygun olarak öngörülen bütçe sınırları içerisinde ifa eder,
10. Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder, gerektiğinde raporlanmasını sağlar,
11. Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutar, gerekli belgeleri düzenler ve takip eder, önemli olan evrakı titizlikle tutar, usulüne uygun olarak muhafaza eder,
12. Kullandığı araç, gereç, malzeme konusunda tasarruf ilkelerine riayet eder, malzeme stoklarını devamlı kontrol edip ihtiyaç duyulanların mevcudu bitmeden temini için amirine bildirir,
13. Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim eder, gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunar,
14. Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli Hükümler ile Yürürlük ve Yürütme

Tereddütlerin giderilmesi ve düzenleme yapılması

MADDE 13-Bu yönergenin yürütülmesinde ortaya çıkacak tereddütleri gidermeye ve ilave düzenlemeler yaptırmaya, Belediye Başkanı yetkilidir.

Hüküm bulunmayan haller

MADDE 14-Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde 657 sayılı Devlet Memurları Kan unu, 4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili personel mevzuatı hükümleri uygulanır.

Yürürlükten Kaldırılan Hükümler

MADDE 15-Bu yönerge Ceylanpınar Belediye Meclisinin 02.09.2024 tarih ve 91 sayılı kararı ile kabul edilen İdari Yönetmelik hükümleri gereğince hazırlanmış olup, mevcut yönerge yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

MADDE 16-(1) Bu yönerge, Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 17-(1) Bu yönerge hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

ONAY

…/…/2025

Av. Uğur KAHRAMAN

Belediye Başkanı